以往查阅楼宇记录，由于需要在大批纸张或缩微胶卷的记录中寻找，加上运送需时，往往要花上颇长时间，才能找到所需资料。

     随屋宇署推出「电子楼宇记录」系统，楼宇记录管理全面电脑化，以预约方式提供服务的承诺时间，已由9天内备妥所须楼宇记录以供查阅和复印，缩短至3天，市民更可申请即时查阅和复印楼宇记录；相关的费用也大幅降低。

     为了更方便市民，该署正开拓网上检索楼宇记录计划，待一切法例程序及系统改善工程完成后，2009年初便可推出网上检索及查阅服务。

提升服务：屋宇署技术秘书彭美端（左图）表示，「电子楼字记录」系统大大缩短处理查阅（中图）和复印楼宇记录（右图）申请的时间。

纸本记录处理困难

     屋宇署技术秘书彭美端接受《政府新闻网》专访时表示，「电子楼宇记录」系统现储存共2,100万份楼宇记录，包括300万张现有私人楼宇的建筑图则，和1,800万张结构文件。

     在「电子楼宇记录」系统未推出前，市民只可透过预约，在屋宇署的楼宇资讯中心查阅有关记录。

     她指出，以往以纸张形式备存楼宇记录存有一般纸本记录管理普遍存在的各种问题；例如纸张记录渐变残旧和破损、须从大批楼宇记录中找寻所需的资料、人手检索记录费时兼耗用大量人力，以及记录经多番翻阅后会遗失或被误放。

     该署2001年初推出试验计划，把尖沙咀和油麻地的楼宇记录数码化，并就这两区的楼宇建立小规模的楼宇记录管理系统，供市民使用；计划2003年初扩展至旺角、湾仔及中环区的楼宇。

中心设施相应调整

     由于试验计划反应良好，该署2004年全面展开计划，分阶段把其余地区的现有私人楼宇的纸张记录，以及微缩胶卷的图则和相关文件，透过电子扫瞄技术转换成电子影像，配合电脑化的检索系统，提供快捷的查阅和复印服务。

     系统采用最新的网上技术，包括助导航定位、搜寻地图的「地理讯息系统」，及数码版权管理工具；除了具有即时检索功能，更容许多人同时查阅同一份记录。

     系统2006年全面推行，因应系统的推出，该署楼宇资讯中心有关供应查阅的设施也作出相应调整，以提升顾客满意度，有关工程在今年2月完成。

大幅缩短处理时间

     随各项配套运作趋向成熟，屋宇署今年4月起，在其服务承诺中，把提供查阅楼宇记录的服务承诺时间，由9天内缩短至3天。

     由于系统具有即时检索功能，市民更可亲身前来楼宇资讯中心，申请即时查阅和复印记录的服务。

     系统减省了检索楼宇记录的成本，故可提供更廉宜的查阅及副本复印服务；例如复印图则的费用，由以往每张350元，大幅调低至24元。

查阅次数明显增长

     彭美端表示，随系统全面推行，市民申请查阅及复印楼宇记录的宗数，也录得明显增幅；由2005年的68,000宗，增加至2006年的81,000宗，及2007年的91,000宗，平均每年增幅16％。

     楼宇记录全面数码化后，该署利用节省的人手，改善查阅楼宇记录的服务，包括应付逐年增加的申请数目、新增一站式服务、缩短服务承诺时间、增强柜位服务、改善服务质素、加强电话热线服务等。

     系统启用后，楼宇资讯中心定期进行用户意见调查，超过9成市民满意系统性能；并曾获得奖项，及获邀参展不同的资讯科技展览。

     谈及系统未来的发展时，她表示，该署2004年已获拨款870万元，拓展网上检索楼宇记录计划；《建筑物条例》有关的条文今年6月已作出修订，以授权该署为市民提供网上查阅楼宇记录的服务。