政策及原则
有关政府采购的法例及规例
本简介概括说明香港特别行政区政府的采购制度。重点阐述现行采购工作所本着的原则，并扼述政府的采购程序和涉及采购工作的政府单位。
政策及原则 为政府采购时，我们以最佳经济效益和保持公开及公平竞争为政策目标。这两项政策目标是相辅相成的：透过公平、公开和清楚明确的程序及办事方法，我们便能鼓励更多有意竞投者参与，从而取得既切合要求而又具竞争力的投标书，使我们可从中拣选最可取和最符合公众利益的建议。
政府的采购原则如下：
向公众负责 政府采购用的是纳税人的金钱。很明显地，我们必须向公众负责。此外，我们有责任，也乐意向负责批拨公帑的立法机关、纳税人，以及有意参与的供应商解释我们的采购决定。
合乎经济效益 为达致最佳的经济效益，我们在评审投标书时，除考虑价格是否合理外，亦会因应情况考虑货品或服务是否符合用家的要求、表现是否可靠、品质是否良好、货品可用期内涉及的全部费用，以及售后服务等因素。
清楚明确 为使供应商和承包商更了解与政府交易的程序及作业方法，我们确保这些程序和做法清晰明确。为鼓励供应商和承包商提交切合要求而又具竞争力的投标书，我们会在招标文件内尽量提供所有必需资料。
公开公平的竞争 我们对所有投标者一视同仁。我们不会因产品的原产地而有所歧视。为所需货品或服务制订招标规格时，我们会确保订定的规格不会对国际贸易带来不必要的障碍。此外，我们亦会确保所有有意投标者作投标准备时，均获得相同的资料。
世界贸易组织政府采购协定 一九九七年五月二十日，香港加入世界贸易组织政府采购协定〈下称「世贸采购协定」〉。在此之前，香港一直是关税及贸易总协定所议定的「政府采购协定」的缔约成员。自一九九七年七月一日后，香港以「中国香港」的名义继续其世贸采购协定成员身份。世贸采购协定的目标，是使本地及海外供应商及服务承办商有公开公平的竞争，方法是制订公平对待货品、服务及服务承办商的准则，及对供应商的投标资格、招标程序、招标规格及投诉程序等作出规定。香港特别行政区政府采购制度的原则，与世贸采购协定的精神及目标一致。 世贸采购协定涵盖的中国香港采购单位包括：
（特别提款权 (Special Drawing Rights简称 SDR) 是国际货币基金组织制订的国际货币单位，现时1 SDR的面值约为 1.49美元。）
对于属世贸采购协定所规管的采购活动，采购单位须确保按照该协定的有关规定进行。此外，作为世贸采购协定的缔约者，我们须按该协订提供机制，审理供应商指称采购单位在有关采购中违反世贸采购协定的投诉。我们并须按年制备有关采购的统计资料报告，提交世界贸易组织政府采购委员会。
*特定的服务，是指《中国香港的建议》内附录一之附件四所载的服务。
有关政府采购的法例及规例 中华人民共和国香港特别行政区基本法》第一百零六条订明：「香港特别行政区保持财政独立。」第一百一十条订明：「香港特别行政区的货币金融制度由法律规定。」《公共财政条例》（香港特别行政区法律第2章）定立了香港特别行政区公共财政的控制及管理的法定架构。
政府采购程序受财政司司长根据《公共财政条例》发布的物料供应及采购规例所规管。这些规例并由财经事务及库务局局长不时发出的财务通告作出补充。有关规例及通告所规定的程序，与世贸采购协定的规定完全一致。物料供应及采购规例涵盖除土地及建筑物外，所有为政府购买或取得的物料，以及承办商为政府及代表政府提供的服务，包括建造及各类工程计划。
政府采购工作及采购单位的类别 政府物流服务署是政府的中央采购代理。该署拥有现代化的仓库和运送队，并库存多种必须品及管制表格。该署先由一个暂支帐目支取款项缴付该等物品的费用，待用户从该署提取物品时才向该用户收回费用。该署亦会透过大批采购非常备库存物料合约，为政府部门及许多非政府机构采购各式各样常用物品，包括文具及清洁用品。使用部门可在有需要时根据大批采购非常备库存物料合约，直接向承办商提取所需物品，并从本身的帐目拨款支付购货费用。该署仍会继续是签订合约的一方，并在整段合约期内提供合约管理服务。
此外，政府物流服务署亦为部门及小部分非政府机构采购特定使用的物料和设备。使用部门会从本身的帐目拨款支付购货费用，但却需借助政府物流服务署在物色货源、招标、洽谈及合约管理方面的专长。政府物流服务署代使用部门采购的货品种类繁多，包括政府飞行服务队的飞机、运输署的电子停车收费表、警队的枪械弹药、滤水厂所用的氯及医疗及工业用气体等。
建造服务是由个别工务部门在发展局总体监督下自行雇用承造商的。发展局除就工务合约的招标程序及合约管理事宜提供一般指引及技术上的意见外，更备存一套认可工程承包商名册，和设有工程承包商表现评核报告制度，并在有需要时协助审核承包商的财政能力。
此外，香港特别行政区政府采购的服务亦包括财务和管理方面的顾问服务及其他类型的合约服务。政府招标承投的服务合约，典型例子包括清洁工作、物业管理、停车收费表管理，以及交通和废物处理设施的操作。
政府采购形式 物料供应及采购规例订明，政府如采购价值逾 130 万港元的货品或一般服务，以及逾 300 万港元的建造及工程服务，一般须采取公开竞投的招标程序，以获取最符合经济效益的投标书。和世贸采购协定的规定一样，有限度或局限性招标程序只有在指定的特殊情况下，方可采用。若限于合约的性质，例如合约必须依时完成，或合约要求特别高超的技术和经验证的可靠性，必须向合资格的供应商／承包商招标，便可采用选择性招标或资格预审招标程序。
各类不同的招标按如下方式进行 -
公开招标 招标公告会视乎情况，在香港特别行政区政府宪报、本地报章、互联网及一些外国杂志上登载。我们亦会视乎情况，知会领事馆及海外商务专员公署。所有感兴趣的供应商／承包商均可自由投标。
选择性招标 在香港特别行政区政府宪报刊登招标公告，或发信邀请在有关特为选择性招标工作而设立的认可供应商／承包商名册上所有供应商／承包商投标。有意加入有关公共工程认可供应商／承包商名册的供应商／承包商可向发展局索取有关资料。一般来说，他们须符合若干资格准则或通过技术评估，以确保实属合适。有意者可随时递交申请以列入这些名册，申请会获迅速处理。
最新的名册及申请列入名册的办法，每年都会在香港特别行政区政府宪报刊登，并会定期覆检。对于属世贸采购协定所规管的采购，只要有足够时间完成资格审核程序，并未列入有关名册的供应商／承包商亦可获考虑。
资格预审招标 只发信邀请经资格预审程序而获财经事务及库务局常任秘书长（库务）在听取中央投标委员会的意见后所批准的供应商／承包商投标。至于邀请供应商／承包商申请参加资格预审，则会采用公开招标或选择性招标方式程序进行。
单一招标或局限性招标 (归入世贸采购协定载明的有限度招标） 只邀请一个或数个获财经事务及库务局常任秘书长（库务）或政府物流服务署署长批准的供应商／承包商投标。只有在情况不容许进行公开招标时，例如时间极为紧迫，或基于保安理由，或采购的是专利产品，又或为确保兼容起见，才会采用这种招标程序。
政府招标程序 招标文件及规格 采购部门必须在招标文件内提供一切所需资料，以协助竞投人士制备投标书。在厘定拟采购的货品或服务的招标规格时，部门必须确保有关货品或服务的规格是根据功能及表现方面的要求而订定。若要列明标准，应尽可能引用国际标准。招标规格不应限定某一牌子或原产地。
招标文件一般包括一些标准合约表格，涵盖招标及合约规定的一般事项、合约的特别条件、详细价目附表、额外资料，以及适用于某一合约的指引。招标文件一般免费派发，但采购部门可向投标者征收不予发还的款项，以弥补印制招标文件的开支。
招标公告 招标时，应注明以下各项资料： -
递交投标书及开标 投标者必须在招标公告所指定的截标日期及时间前递交投标书。我们不会考虑任何在截标后收到的投标书，而会把该逾期接获的投标书交还投标者。若投标是采用纸张式投标，投标者必须确保投标书准确投入招标公告所指定的投标箱内。若投标是采用电子投标，投标者必须确保在招标公告所指定的日期和时间前，完成传送所有投标资料到电子投标系统。
截标时，指定开标小组会开启有关投标箱。只有到期的投标书才会由开标小组开封及认证。开标小组在档案上纪录所收投标书后便把获认证的投标书的正本送交采购部门评审。
投标书评审 采购部门负责评审投标书，以确定它们是否符合招标文件中开列的条件及规格。
为达致最佳经济效益，就情况所需，这些条件及规格可包括送货／完成服务时间、货品的质素、建议的设计、维修服务及零件的提供、保养及保证等。部门通常会推荐接纳完全符合招标条件及规格，而且索价最低的投标书。假如在评审投标书时，除价格外，尚有其他预定的评审准则，则获推荐的，应是依据预定的评审准则被确定为最有利的投标书。采购部门将以投标评审报告形式，把建议提交有关的投标委员会审批。
投标委员会 财政司司长已委任下列由不少于三名成员组成的投标委员会，负责审核和接受投标书评审的建议：
投标委员会在研究部门的投标评审报告时，会考虑该部门所提出的建议及理据。在接纳部门的建议前，委员会可要求有关部门再作解释。若在一次投标中建议不接纳任何一份投标书，这决定必须由有关投标委员会作出。
采纳投标 采购部门在接获有关投标委员会的批核通知后，会发信通知中标者，并邀请供应商／承包商与部门签订合约。采购部门亦会将投标结果知会落选者，并就有关落选者的要求提供资料，说明他们落选的原因。为了保护商业机密资料，我们会确保所透露的详情不会泄露其他投标者机密的投标资料。
所有在前一个月批出的合约的中标者名字以及合约数额，会在随后的一个月在香港特别行政区政府宪报及互联网上公布。
送货规定 货品通常以托运形式或在有需要时运送。投标人必须按投标书附表所示，以离岸价格、到岸价格、完税后价格，或抵仓价格来报价。
付款条款 详细的付款条款和办法载于招标文件。对于本港供应商，通常会以支票付款。对于海外供应商，则会以电汇、银行汇票或信用状付款。若是物料供应合约，通常会在收货时付款；但若是高价和复杂的合约，则可能会根据服务表现目标分阶段付款。至于服务合约，一贯的做法是根据服务表现目标或获提供的服务分阶段付款。
顾问公司遴选程序 委聘顾问公司提供服务的产量及结果取决于获选顾问公司的经验、能力、专业知识及处理该问题的方法。与采购货品和征求其他服务比较，这些特质通常较难量化和规范，也难以一般可接受的准确性加以说明。因此，循一般招标程序挑选顾问服务并不适当。为此，我们制定了一套顾问公司遴选程序。
采购部门会视乎所需顾问服务的性质，邀请在该服务范畴的顾问公司提交兴趣表达书，并根据他们的有关经验，筛选合适的顾问公司列入备选名单。有关部门会邀请列入备选名单内的顾问公司参考部门提供的「顾问工作简介」，并按该简介呈交技术建议书。「顾问工作简介」与招标文件一样，旨在为顾问公司提供所需资料，协助它们制备建议书。「顾问工作简介」通常包括以下几方面资料：顾问工作的目标及范围、顾问公司的责任及服务期、顾问建议书内须具备的资料、要求顾问公司提交的报告或履行其他的任务（如适用）、评审建议书的方法，以及顾问服务协议书的任何特点或条款。
配合政府对顾问服务在质素方面的要求，并为了公正评审建议书在这方面的优劣，有关部门会先行对顾问建议书进行技术评审，然后才评审收费问题。顾问公司提交技术建议书及费用建议书时，须分别放进不同的信封内密封。采购部门在邀请备选顾问公司提交建议书之前，须经有关顾问公司遴选委员会批准，订立有关技术方面的评审标准。
在遴选过程中，有关部门可邀请顾问公司讲解他们的建议书。评审委员会会按照预定的遴选准则和评分方法，评估顾问公司的技术建议。待完成技术评审后，才可拆阅并评审收费建议。按照惯例，将技术、收费建议评审所得的两个分数加起来，得分最高的顾问公司会获得部门推荐委聘。委聘顾问公司的一概事宜，必须待有关顾问公司遴选委员会接纳了部门的委聘建议后，才可落实。
顾问公司遴选委员会 与采购货品及其他服务一样，财经事务及库务局局长在财政司司长授权下，委任了下列顾问公司遴选委员会审批有关委聘顾问公司的事宜：
作为世贸采购协定的成员，我们须提供机制，以便处理供应商／承包商指称违反采购协定的投诉。独立的投标投诉审裁组织已在一九九八年十二月三十日成立， 处理有关投诉 。
供应商／承包商／顾问公司如怀疑投标／遴选工作涉及贪污，可致电2526 6366或传真2868 4344向廉政公署投诉 。
接受查询部门／人士的联络方法 招标公告、政府采购预测和批出招标项目等有关招标事宜的资料，亦可在下列互联网上的香港特别行政区政府网页查阅：
供应商／承包商亦可向下列政府办事处查询有关投标事宜的进一步资料：
（一般建造合约事宜）
顾问公司可向下列政府办事处查询有关加入顾问公司名册的事宜：
效率促进组 （一般管理顾问）
